Henry Fayol
Henry Fayol adalah seorang insinyur bangsa Perancis yang bekerja pada industri pertambangan. Berdasarkan analisanya ia menarik kesimpulan bahwa prinsip-prinsip pokok daripada administrasi dapat diterapkan/dijalankan pada semua bentuk daripada organisasi. Fayol berpengalaman mulai sebagai pekerja teknik kemudian menjadi Pimpinan Umum (General Manager) dari suatu perusahaan pertambangan pada tahun 1888. Persoalan yang dihadapi oleh Henry Fayol ialah bagaimana ia dapat menyelamatkan suatu perusahaan pertambangan yang menghadapi kebangkrutan. Hal tersebut sampai kepada suatu pertanyaan : “Apakah yang dapat diharapkan dari para manager?” (What can be expeted from the managers?)
Untuk menghadapi persoalan ini dia tidak henti-hentinya mencoba metode – metode pekerjaan dan perencanaan daripada pekerjaan. Kemudian akhirnya sampai pada suatu kesimpulan yang bersifat ilmiah, atas dasar penelitian dan pengalamannya selama bertahun-tahun sebagai penanggung jawab di dalam perusahaan tersebut. Henry Fayol merupakan ahli pertama yang menulis tentang teori administrasi dan managemen dalam bukunya yang di dalam Bahasa Inggris berjudul General and Industrial Management yang telah terbit pada tahun 1939 dan merupakan terjemahan dari Bahasa Perancis yang telah terbit pada tahun 1916. Setelah pensiun dalam usia 72 tahun ia mencurahkan dari sisa hidupnya dengan mendirikan pusat studi Administrasi dan mencoba untuk menerapkan ideanya pada Administrasi Negara (public Administration) di Perancis.
Menurut Fayol Administrasi itu bukan hak/milik semata-mata ataupun bukan pertanggungjawaban semata-mata daripada pimpinan atau anggota pimpinan sendiri, tetapi tersebar luas ke seluruh anggota organisasi, bahkan buruh (pekerja) ilut serta sesuai dengan tingkatannya dalam kegiatan administrasi. Menurut fayol, Administrasi merupakan bagian kegiatan dalam Badan Usaha. Badan Usaha adalah yang melaksanakan ke arah suatu sasaran atau tujuan (obyektif) dengan usaha mendapatkan keuntungan yang optimum dari semua sumber-sumber yang tersedia. Untuk melaksanakan maksud tersebut diperlukan pekerjaan yang lancar dengan menerapkan ke-6 fungsi utama, dimana Administrasi hanyalah salah satu fungsi kegiatan.
Adapun 6 fungsi / kegiatan itu ialah :
1. Kegiatan teknis (Operations techniques), yaitu produksi, fabrikasi,pengolahan.
2. Kegiatan Kommersial (Operations commerciales), yaitu jual beli, tukar-menukar.
3. Kegiatan Finansial (Operations financiers), yaitu mencari dan menggunakan uang / kapital.
4. Kegiatan keamanan (Operations de securite), yaitu perlindungan harta kekayaan dan orang.
5. Kegiatan Akunting (Operations de comptabilite), yaitu inventaris, neraca, nilai harga, statistik.
6. Administrasi (Operations administratives) yaitu perencanaan, pengorganisasian, memimpin, pengkoordinasian, dan pengawasan.
Dalam bagian bukunya yang membahas fungsi-fungsi Administrasi dan Managemen, Fayol mengatakan bahwa fungsi-fungsi administrasi dan managemen itu ialah :
a. Planning ( Perencanaan )
b. Organizing ( Pengorganisasian )
c. Commanding ( Pemberian Komando )
d. Coordinating ( Pengkoordinasian )
e. Controling ( Pengawasan )
Kecakapan Administrasi menurut Fayol tidak dapat dikembangkan hanya melalui latihan teknis (technical training). Latihan administrasi menurut Fayol tidak dapat dibatasi terhadap keahlian teknik, sebab orang memerlukan konsep Administrasi sendiri baik di rumah, di kantor, di sekolah dan sebagainya sampai kepada persoalan kenegaraan. Inilah perlunya kecakapan administrasi dikembangkan di dalam suatu bidang usaha, dan juga untuk orang perorangan di manapun, kemampuannya perlu disesuaikan dengan jabatan yang didudukinya. Fayol menyarankan latihan administrasi untuk semua tingkat jabatan, di mulai dari tingkat elementer dari jabatan yang terendah hingga meliputi semua pegawai, kecuali jabatan tingkat atas (tinggi), yaitu Pimpinan Executive dan anggota-anggota Dewan Pimpinan yang bertindak sebagai pengajar.
Fayol meletakkan sejumlah prinsip-prinsip umum daripada Administrasi yang dipergunakan sebagai suatu rangka salah satu daripada bukunya. Ia membagi prinsip-prinsip itu menjadi 14 bagian, yaitu :
1. Pembagian pekerjaan (division of work)
Pembagian pekerjaan ini merupakan spesialisasi / pengkhususan yang dipertimbangkan untuk mendapatkan efisiensi dalam menggunakan tenaga kerja. Henry Fayol menerapkan orinsip ini terhadap semua macam pekerjaan, apakah pekerjaan itu bersifat managerial atau bersifat teknis.
2. Kewenangan dan tanggung jawab (authority and responsibility)
Henry Fayol berpendapat bahwa kewenangan dan tanggung jawab selalu erat berhubungan, di mana kata tanggung jawab adalah timbul dan akibat dari kata kewenangan. Ia melihat kata kewenangan sebagai kombinasi resmi dari kata jabatan manager dan kepribadian yang memiliki kecakapan, pengalaman, nilai moral dan faktor-faktor lainnya.
3. Disiplin (discipline)
Disiplin adalah persetujuan untuk tunduk/ mengikuti secara langsung peraturan-peraturan yang telah ditentukan. Disiplin diperlukan pembinaan dari atasan yang baik pada semua tingkat pimpinan.
4. Kesatuan perintah (Unity of Command)
Hal ini berarti bahwa seorang pekerja hanya menerima perintah dari seorang atasan saja.
5. Kesatuan arah/tujuan (Unity of direction)
Sesuai dengan prinsip ini bahwa setiap kelompok kegiatan mempunyai kesamaan tujuan, yang mempunyai seorang Kepala dan sebuah rencana.
6. Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan individu (Subordination of individual to general interest)
Ini harus tegas-tegas dinyatakan oleh diri sendiri, apabila menghadapi 2 hal yang berlainan, maka managemen harus berpedoman pada prinsip ini.
7. Penggajian (Remuniration)
Penggajian dan metode pembayaran harus jujur dan mengusahakan agar dapat memuaskan semaksimal mungkin baik para pekerja maupun para pimpinan.
8. Sentralisasi (Centralization)
Menurut Henry Fayol apakah kewenangan itu dipusatkan atau dibagi-bagi.
9. Skala hirarki (Scalar chain)
Skala hirarkhi ini pimpinan yang teratas sampai pada pimpinan yang terbawah.
10. Tata tertib (Order)
Segala sesuatu sesuai dengan tempatnya. Hal ini terutama di dalam prinsip organisasi dalam peraturan tata tertib daripada barang dan orang.
11. Keadilan (Equity)
Kesetiaan dan pengabdian dari pada pekerja harus diimbangi dengan sikap kebaikan dan keadilan terhadapnya.
12. Stabilitas daripada jabatan (Stability of tenure)
Bila akan menimbulkan pengaruh managemen yang kurang baik, tidak perlu diadakan pergantian terhadap jabatan/ personal.
13. Prakarsa (Initiative)
Prakarsa dimaksudkan sebagai usaha pemikiran pelaksanaan rencana.
14. Solidaritas antara sesama kawan sekerja (Esprit de corps)
Ini adalah prinsip kesatuan, demikian pula dalam usaha memperkuat prinsip kesatuan perintah, yang menitikberatkan pada perlu adanya kerja sama (team work) dan pentingnya komunikasi di antara mereka.
George R. Terry
Manajemen merupakan sebuah subyek yang sangat penting karena ia mempersoalkan usaha penetapan serta pencapaian sasaran-sasaran. Guna mencapai suatu sasaran terdapat adanya keharusan berupa dipersatukannya sumber-sumber dasar yang tersedia, termasuk didalamnya pria dan wanita, bahan-bahan, mesin-mesin, metode, uang dan pasar. Sumber-sumber tersebut kadang-kadang dinyatakan sebagai “6 M” daripada manajemen, yaitu Men – Materials – Machines – Methods – Money – Markets. Sumber-sumber tersebut dipersatukan dan ditetapkan secara harmonis sedemikian rupa, hingga tujuan yang ditetapkan dapat dicapai, dengan ketentuan bahwa segala sesuatu berlangsung dalam batas-batas waktu, usaha serta biaya yang ditetapkan.
Definisi ilmu manajemen
“Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan: perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain.”
Dengan kata lain: terdapat adanya aktivitas-aktivitas khusus yang merupakan bagian daripada suatu proses manajemen. Disamping itu dapat dikatakan bahwa aktivitas-aktivitas tersebut dilakukan untuk mencapai sasran-sasaran yang ditetapkan sebelumnya dan pelaksanaan berlangsung dengan bantuan manusia dan sumbe-sumber daya lainnya.
Sumber-sumber daya dasar dikelola oleh fungsi-fungsi dasar manajemen yakni:
Perencanaan – Pengorganisasian – Menggerakkan – Pengawasan, supaya sasaran-sasaran yang ditetapkan dapat dicapai. Fungsi-fungsi tersebut lebih mudah diingat berdasarkan singkatan: P.O.A.C. yang berarti: Planning – Organizing – Actuating – Controlling.
Manajemen dapat dinyatakan sebagai aktivitas manusia yang paling komprehensif, yang paling banyak menuntut, yang paling penting dan yang paling peka.
Prinsip-prinsip manajemen
Kita mengenal adanya prinsip-prinsip atau azas-azas manajemen. Ada pihak yang lebih suka menyatakannya sebagai proposisi-proposisi. Sebuah prinsip dapat didefinisikan sebagai “Sebuah pernyataan fundamental atau kebenaran yang menjadi pedoman kearah pemikiran atau tindakan.”
Prinsip-prinsip muncul daripada pengalaman dan hasil-hasil pelaksanaan pekerjaan. Sebelumnya dapat dikatakan bahwa penemuan dan pernyataan prinsip-prinsip merupakan sebuah produk setiap ilmu yang berkembang dengan baik.
Setiap bidang ilmu memiliki prinsip-prinsipnya yang mencerminkan penyarian (intisari) kebenaran-kebenaran dasar dalam bidang tersebut. Dalam bidang manajemen terdapat prinsip-prinsip manajemen yang cukup mantap, yang diterima dan dipergunakan secara umum. Prinsip-prinsip manajemen menunjukkan perkembangan ilmu manajemen yang sedang berlangsung.
Prinsip-prinsip harus bersifat:
1. Praktis, dalam arti bahwa mereka selalu dapat digunakan terlepas dari pada waktu atau saat mereka diterapkan;
2. Relevan dengan sebuah ketentuan yang bersifat dasar dan luas hingga dengan demikian menyediakan sebuah perspektif yang mencakup banyak hal;
3. Konsisten, dalam arti bahwa dalam situasi yang serupa akan timbul hasill-hasil yang serupa pula.
PERENCANAAN (PLANNING)
G.R. Terry mengemukakan tentang planning sebagai berikut :
Perencanaan ialah pemilihan dan penghubungan fakta-fakta serta pembuatan dan penggunaan perkiraan-perkiraan / asumsi-asumsi untuk masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. (Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired results.)
JENIS-JENIS PERENCANAAN (CATEGORIES OF PLANNING)
G.R. Terry dalam buku Principles of Management menyebutkan kategori perencanaan sebagai berikut:
Penjelasan:
2.1.1. Perencanaan Fisik (Physical Planning)
Perencanaan itu meliputi perencanaan yang sifatnya fisik, seperti perencanaan kota, perencanaan daerah, perencanaan bangunan, jalan dan sebagainya.
2.1.2. Perencanaan Fungsional (Functional Planning)
Perencanaa ini bertalian dengan perencanaan yang sifatnya fungsionil, seperti perencanaan produksi, perencanaan keuangan, perencanaan pegawai, perencanaan penjualan, perencanaan advertensi.
2.1.3. Perencanaan Komprehensif (Comprehensive Planning)
Perencanaan ini merupakan gabungan antara perencanaan fisik dan fungsional. Contohnya: seorang usahawan yang akan mendirikan pabrik tekstil maka ia akan merencanakan gedung pabrik, mesin-mesin, produksi yang dihasilkan, tenaga kerja, keuangan, penjualan dan sebagainya.
2.1.4. Perencanaan Kombinasi Umum (General Combination Planning)
Perencanaan ini meliputi perencanaan fisik, fungsional dan komprehensif yang sekaligus digabungkan. Perencanaan ini biasanya sangat besar, seperti proyek Jatiluhur dan biasanya dilakukan oleh pemerintah.
Swasta tidak tertarik terhadap jenis perencanaan ini, disebabkan dua faktor, yaitu:
a. Jumlah modal yang diikutsertakan / diinvestasikan sangat besar.
b. Waktu yang diperlukan cukup lama, sedangkan perusahaan biasanya memperhitungkan waktu pengembalian yang relative singkat dan memberikan keuntungan.
2.2.1. Tujuan (Objective)
Dari kategori yang kedua ini jelas bahwa dalam penyusunan atau pembuatan planning harus dibuat matang dan diarahkan kepada sasaran yang akan dituju. Apabila suatu planning yang dibuat tanpa ditentukan tujuan terlebih dahulu, maka pelaksanaan perencanaan itu akan ngawur dan tidak akan mencapai apa yang diharapkan.
2.2.2. Budget
Dalam pembuatan planning harus disertakan dengan budget (anggaran) yang cukup dan disesuaikan dengan kemampuan. Tanpa adanya budget yang mencukupi, maka planning tidak mungkin dilaksanakan. Faktor budget dalam suatu planning sangat menentukan.
2.2.3. Standart
Dalam suatu planning juga harus ditentukan standarnya, baik standar kuantitas maupun kualitas barang yang akan diproduksi. Tanpa ditentukannya standar akan sulit untuk melakukan kontrol dalam pelaksanaan kerja. Standar merupakan ukuran baik buruknya serta tepat tidaknya jumlah hasil suatu pekerjaan. Yang harus distandarisasi bukan hanya hasil-hasil kerja, tetapi meliputi sarana manajemen (tools of management) yaitu: men (manusia), money (uang), materials (materi), methods (metode), machines (mesin) dan markets (pasar).
2.2.4. Program (Acara / Tahap)
Dalam tiap planning harus ada program atau penentuan tahap-tahap pekerjaan yang akan dikerjakan. Suatu planning tanpa adanya program akan sulit untuk dikerjakan, karena tidak diketahui dari mana dulu pekerjaan itu harus dimulai. Program menentukan bagian mana dulu yang harus dikerjakan, atau dengan kata lain menentukan urutan kerja sehingga menjadi pedoman para pelaksana. Oleh karena itu planning biasa disebut pedoman kerja. Suatu program yang salah akan mengganggukelancaran pelaksanaan pekerjaan. Oleh karena itu dalam penentuan program memerlukan tenaga-tenaga yang berpengalaman dan ahli. Di sisnilah letak pentingnya tenaga alhi dalam pembuatan perencanaan.
2.2.5. Policy (Kebijaksanaan)
G.R. Terry mendefinisikan bahwa: a policy is a verbal, written or implied over-all guidance setting up beoundaries that supply the general limits and direction in which managerial action will take place. (Suatu kebijaksanaan ialah petunjuk yang menyeluruh baik lisan maupun tulisan untuk menetapkan batas-batas dan arah bagi tindakan administratif yang akan diambil.)
Dengan demikian, kebijaksanaan itu akan meliputi kebijaksanaan-kebijaksanaan permodalan (finance policy), kebijaksanaan produksi (production policy), kebijaksanaan penjualan (sales policy), kebijaksanaan pegawai (personnel policy).
Kebijaksanaan dilihat dari yang melakukannya, ada tiga, yaitu:
1. Basic policy (kebijaksanaan pokok) yang dibuat oleh top manager;
2. General policy (kebijaksanaan umum) yang dibuat oleh middle manager;
3. Departmental policy (kebijaksanaan bagian) yang dibuat oleh supervisor atau mandor.
Adapun kebijaksanaan yang sehat, mempunyai ciri-ciri:
1. Clearity (kejelasan)
2. Flexibility (fleksibel / luwes)
3. Consistency (tetap pada pendirian / tujuan)
4. Individuality (berkepribadian)
Di samping itu, dalam kebijaksanaan dikenal pula yang disebut:
1. Imposed policy (kebijaksanaan yang dibuat berdasarkan pengaruh-pengaruh dari luar)
2. Appealed policy (kebijaksanaan yang diambil atasan berdasarkan usul dari manager bawahan)
3. Originated policy (kebijaksanaan awal, yang diambil oleh pimpinan pada waktu memulai usaha)
2.2.6. Prosedur (Procedure)
G.R. Terry menyebutkan: A procedure is a series of related tasks that make up the chronological sequence and the established way of performing the workto be accomplished. (Suatu prosedur ialah suatu rangkaian tugas-tugas yang berhubung-hubungan, sehingga mewujudkan urutan waktu dan rangkaian kerja yang harus dilaksanakan.)
Penetapan prosedur dalam planning sangat penting, supaya pelaksanaan kerja tidak menjadi simpang siur.
2.2.7. Metode (Method)
Metode dapat dirumuskan sebagai hasil penentuan cara pelaksanaan kerja dari suatu tugas. Dengan memperhatikan tujuan, fasilitas yang ada dan jumlah penggunaan waktu, uang dan usaha (Method can be defined as the result of determining the manner of work performance of a task giving adequate consideration to the objective, facilities available and total expenditures of time, money and effort - Terry).
Dalam suatu perencanaan, metode kerja sangat penting. Suatu perencanaan yang tidak memperhitungkan metode kerja akan mengalami penghamburan bahan, uang, tenaga kerja dan waktu. Hal ini tentu akan mengakibatkan penggunaan biaya yang lebih, sehingga keluar dari budget yang telah ditetapkan dalam planning.
2.3. Perencanaan dilihat dari pemakaiannya ada dua, yaitu:
Single Use Plan ialah suatu perencanaan yang hanya digunakan satu kali. Contoh: City planning.
Repeat Plan ialah suatu perencanaan yang digunakan berulang-ulang. Contoh: Comprehensive planning atau pembuatan proyek-proyek yang sejenis.
2.4. Perencanaan dilihat dari fungsinya ada tiga, yaitu:
2.4.1. End-result Planning (Perencanaan Hasil Akhir)
Contoh: Budget. Mengingat budget mempunyai fungsi yang menentukan dalam planning. Planning tidak akan berhasil tanpa adanya budget.
2.4.2. Means – to – an – end Planning (Alat untuk mencapai Tujuan Perencanaan)
Yang termasuk dalam jenis ini yaitu policies, procedure, method dan program.
2.4.3. Network Planning (Perencanaan Jaringan Kerja)
Yaitu untuk menentukan urutan waktu yang diperlukan dalam penyelesaian pekerjaan.
Dalam Network Planning ada yang dikenal dengan PERT, RAMP dan RHOCHREMATICS.
PERT
PERT merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review Techniques, yang berarti penilaian program (acara) dan teknik peninjauan ulangan.
PERT merupakan penggambaran dari suatu pekerjaan yang harus dilakukan dan hubungannya dengan penyelesaian pekerjaan yang lain. Karena itu PERT digunakan sebagai alat kontrol dari planning.
RAMP
Teknik lain dalam manajemen adalah RAMP, yaitu singkatan dari Review Analysis of Multiple Projects atau analisa tinjauan ulangan terhadap projek-projek yang banyak.
RAMP ini digunakan untuk menganalisa kejadian-kejadian secara simultan terhadap projek-projek yang dikerjakan secara berbarengan, sebagai contoh seorang anemer yang melakukan berbagai bangunan. Bedanya dengan PERT ialah PERT hanya dilakukan untuk satu proyek sedangkan RAMP untuk beberapa proyek.
RHOCHREMATICS
RHOCHREMATICS merupakan teknik manajemen untuk mengatur arus bahan-bahan mulai dari produksi sampai kepada konsumen. Teknik ini tentu dapat membantu terwujudnya service yang memuaskan terhadap konsumen dengan biaya menjadi lebih rendah.
PERT, RAMP dan RHOCHREMATICS merupakan faktor – faktor yang penting untuk diperhatikan dan diperhitungkan dalam planning. Dalam planning bukan hanya budget, namun teknik penyelenggaraan pekerjaanpun sangat menentukan.
2.5. S.R.P. dan L.R.P.
Dilihat dari sudut waktu, planning ada yang berjangka pendek yang disebut Short Range Planning (S.R.P.) dan ada yang berjangka panjang yang disebut Long Range Planning (L.R.P).
S.R.P. berjangka waktu antara 1 – 2 tahun, sedangkan L.R.P. 3 – 5 tahun.
ORGANISASI
G.R. Terry dalam buku Principles of Management, mengemukakan pendapatnya tentang organisasi sebagai berikut:
Organizing is the determining, grouping and arranging of the various activities needed necessary for the attainment of the objectives, the assigning of the people to these activities, the providing of suitable physical factors of environment and the indicating of the relative authority delegated to each individual charged with the execution of each respective activity. Artinya : yang berarti pengorganisasian ialah penentuan, pengelompokan dan penyusunan bermacam-macam kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan, penempatan orang-orang (pegawai), terhadap kegiatan-kegiatan ini, penyediaan factor-faktor fisik yang cocok bagi keperluan kerja dan penunjukan hubungan wewenang, yang dilimpahkan terhadap setiap orang dalam hubungannya dengan pelaksanaan setiap kegiatan yang diharapkan.
Langkah mengorganisir dengan baik:
1. Know the objective (ketahuilah tujuan).
2. Break down the work to be done into component activities (bagilah pekerjaan yang akan dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan bagian).
3. Group the activities into practical units (kelompokkanlah kegiatan-kegiatan itu ke dalam unit praktis).
4. For each activity or group of activities to be performed define clearly the duties to be carried out and provide the physical means and environment required (untuk tiap-tiap pekerjaan atau kelompok pekerjaan yang akan dilakukan tentukanlah dengan jelas tugas yang harus dilaksanakan dan sediakanlah alat-alat fisik yang dibutuhkan).
5. Assign qualified personnel (tempatkanlah pegawai yang cakap).
6. Delegate the required authority to the assigned personnel (limpahkanlah wewenang yang dibutuhkan terhadap pegawai yang telah ditetapkan).
Prinsip-prinsip Organisasi menurut G.R. Terry
G.R. Terry dalam buku Principles of Management mengemukakan tentang azas-azas organizing, sebagai berikut:
1. The objective (tujuan).
2. Departmentation (pembagian kerja).
3. Assign the personnel (penempatan tenaga kerja).
4. Authority and responsibility (wewenang dan tanggung jawab).
5. Delegation of authority (pelimpahan wewenang).
6. Span of authority (rentangan wewenang).
7. Coordination (koordinasi).
Luther M. Gullick
Ditinjau dari segi penggerakan bawahan dalam rangka filsafat Administrasi dan Managemen, dari rangkaian itu yang terpenting ialah fungsi “ directing”. “ Directing” sebagai konsep adalah lebih “Lunak” dari “ commanding”. Jika dihubungkan dengan kondisi masyarakat di Amerika dan perkembangan ilmu administrasi yang telah semakin berkembang, dengan mudah dapat difahami penggunaan istilah yang lebih lunak itu.Gillick menulis karyanya pada tahun 1930 pada waktu mana pengetahuanorang tentang Ilmu Administrasi telah lebih meningkat.
Meskipun banyak tokoh dalam prinsip-prinsip ajaran administrasi dan variasi-variasi berikutnya dalam perincian-perincian daripada dalil mereka, mereka telah bersepakat mengenai banyak hal yang sangat penting.
Gulick dan Urwick terlibat secara mendalam dalam masalah-masalah administrasi Negara Amerika. Dalam tahun 1937 mereka menerbitkan apa yang barangkali merupakan karya yang paling terkenal tentang prinsip-prinsip administrasi, Paper of the Science of Administration.
Dipersatukan, tulisan-tulisan Fayol, Gulick dan Urwick mengandung prinsip-prinsip sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang dikoordinasikan oleh manajemen merupakan kunci bagi administrasi yang rasional-efisien. Orang-orang harus disesuaikan tepat dengan struktur, dan “bagan” organisasi merupakan alat yang penting untuk mengikuti dan mengendalikan keseluruhan proses.
b. Organisasi harus disusun berdasarkan empat kriteria pokok sebagai berikut:
1. Tujuan-tujuan yang mereka layani,
2. Proses-proses yang mereka pergunakan,
3. Orang-orang dan barang-barang yang diurus,
4. Tempat di mana pekerjaan dilakukan.
Kriteria yang dipilih tergantung kepada kondisi-kondisi khusus; organisasi biasanya merupakan gabungan dari keempat faktor tersebut. Akan tetapi sedapat-dapatnya diinginkan pembagian kerja dan spekulasi.
c. Kesatuan komando atau pengarahan hanya oleh satu supervisor adalah penting. Supervisi / pengawasan yang banyak mengakibatkan kekacauan dan pertentangan. Agar bagian-bagian berfungsi baik, maka harus ada suatu komando yang dipersatukan pada puncak organisasi. Sama halnya, kepala dari tiap-tiap unit organisasi harus secara terpusat mengarahkan semua kegiatan dalam unit yang bersangkutan.
d. Otoritas dan tanggung jawab harus sama di seluruh organisasi. Otoritas dan tanggung jawab harus didelegasikan ke bawah menurut hirarki ke tingkat-tingkat yang logis, dan manajemen puncak harus membatasi dirinya sendiri kepada penentuan standar-standar dan melakukan pengecekan untuk mengetahui apakah standar-standar tersebut telah diikuti.
e. Diinginkan adanya suatu rentang pengawasan yang sempit. Ada suatu batas kepada jumlah orang bawahan langsung sehingga setiap individu dapat melakukan pengawasan secara efektif. Inefisiensi dan kekacauan sering terjadi apabila satu orang pegawai mengawasi banyak sub bagian organisasi.
f. Perencanaan yang sistematis merupakan suatu fungsi organisasi yang penting. Melalui perencanaan, manajemen membuat tinjauan ke masa depan organisasi yang penting untuk kelangsungan hidup dan kemakmuran.
g. Variabel-variabel psikologis menusia harus dipertimbangkan.
Gulick menambah daftar untuk mengembangkan POSDCORB-nya yang terkenal, suatu singkatan yang mengandung huruf-huruf pertama dari tujuan kegiatan administrasi sebagai berikut:
a. Planning (perencanaan): pengembangan dalam garis besar kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan dan metode-metode pelaksanaan pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan untuk perusahaan.
b. Organizing (pengorganisasian): penyusunan struktur otoritas formal berdasarkan sub bagian – sub bagian pekerjaan yang dibentuk dan dikoordinasikan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
c. Staffing (penyusunan tenaga kerja): fungsi kepegawaian seluruhnya mengenai penerimaan dan latihan pegawai serta pemeliharaan kondisi-kondisi kerja yang menguntungkan
d. Directing (pembimbingan): tugas memimpin perusahaan secara terus-menerus melalui pembuatan keputusan-keputusan dan mewujudkannya dalam perintah-perintah dan instruksi-instruksi umum dan khusus.
e. Coordinating (pengkoordinasian): tugas menghubungkan bermacam-macam bagian pekerjaan yang penting.
f. Reporting (pelaporan): pekerjaan memberi informasi kepada orang-orang atasan tentang keadaan pekerjaan melalui catatan-catatan dan laporan-laporan.
g. Budgeting (penganggaran): tugas-tugas mengenai perencanaan, pembukuan, dan pengendalian keuangan.
Dalam kata-kata penulis, “Apapun kebaikan-kebaikan atau kelemahan-kelemahannya, POSDCORB memberikan suatu pangkal tolak yang baik sekali bagi penulis-penulis yang banyak sekali yang sangat berkepentingan dengan aspek-aspek administrasi yang berlainan…”
Dalam manajemen, koordinasi itu adalah sangat penting, agar supaya segala kegiatan dapat dilakukan serempak dan terarah kepada tujuan yang dikehendaki. Untuk melakukan koordinasi yang sebaik-baiknya diperlukan adanya reporting (laporan) darp bawahan. Laporan ini penting untuk mengetahui bagian-bagian pekerjaan yang tidak dapat dilakukan dengan semestinya sehingga dapat menjadi gangguan atau hambatan terhadap keseluruhan. Bilamana ada gangguan atau hambatan pada sesuatu bagian pekerjaan, maka keserempakan pekerjaan tidak dapat dilakukan.
Oleh karena itu laporan dari bawahan pada kenyataannya merupakan alat control atau pengawasan. Yang melakukan koordinasi, seperti halnya melakukan fungsi-fungsi yang lainnya adalah manajer. Dengan demikian manajer dapat pula disebutkan koordinator. Koordinasi dapat dilakukan secara vertical yaitu dari atasan terhadap bawahan, tetapi juga secara horizontal, yaitu koordinasi yang dilakukan pada tingkat yang sama baik terhadap pekerjaan yang sejenis ataupun tidak, tetapi berada di luar batas kewenangannya sendiri.
Pelaksanaan koordinasi memerlukan komunikasi baik dengan cara laporan, musyawarah/rapat, konsultasi ataupun seminar. Koordinasi tanpa komunikasi adalah mustahil, mengingat komunikasi sangat penting untuk mewujudkan kerja sama. Kerja sama tidak mungkin terwujud tanpa komunikasi. Sedangkan koordinasi bertujuan untuk mewujudkan kerja sama yang sebaik-baiknya sehingga pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan simultan dan sinkron, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai.
DAFTAR PUSTAKA
Winardi. 1983. Azas-azas Menejemen. Bandung: Penerbit Alumni.
Sabardi, Agus. Tanpa Tahun. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: UPP YKPN.
Sukarna. 1992. Dasar-dasar Manajemen. Bandung: Mandar Maju.
Sukarna. 1989. Pengantar Ilmu Administrasi. Bandung: Mandar Maju.
Handayaningrat, Soewarno. 1988. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: CV Haji Masagung.
Sondang, Siagian. 1986. Filsafat Administrasi. Jakarta: Gunung Agung.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar